Tietoturva

Kilta-jäsenrekisteri

 

Yhdistyksemme käyttää Invalidiliiton Kilta-jäsenrekisterisovellusta. Sovelluksen käyttäjinä toimii kaksi hallituksen nimeämää Kilta-jäsenrekisterin käyttäjää. Kilta-sovellus vaatii aina sinne kirjauduttaessa käyttäjätunnuksen ja salasanan. Sovellus on lisäksi SSL-salattu. Rekisterin tietoja käsitellään luottamuksellisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti.

Sovelluksen kautta yhdistyksen rekisterinkäyttäjät mm. lähettävät jäsenilleen sähköpostitse tiedotteita.

Lisätietoja Kilta-sovelluksesta löydät alla olevasta www-osoitteesta:

Linkki Kilta-jäsenrekisterin lisätietoihin

 

 

Hyvinkään Invalidit ry tietosuojaseloste

 

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterin pitäjä

Hyvinkään Invalidit ry

y-tunnus 0962143-6

Lohjantie 8 C 11 05840 Hyvinkää

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Päivi Kärnä

044 290 3693

paivikarna60@gmail.com

 

Rekisterin nimi

Hyvinkään Invalidit ry:n henkilötietorekisteröinti

 

SISÄLLYS:

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

2. Rekisterin tietosisältö

3. Säännönmukaiset tietolähteet

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

5. Tietojen luovutus EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

7. Rekisteritietojen säilytys

8. Rekisteröidyn informointi

9. Tarkastusoikeus

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Ylläpitää rekisteröityjen yhteystietoja

  • Laskuttaa jäsenten jäsenmaksut

  • Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset

  • Yhteydenpito jäsenistöön

  • Ylläpitää lehtirekisteriä

  • Tilastotieto jäsentoiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten

  • Ryhmien vetäjät voivat pitää omaa rekisteriä yhteydenpitoa varten.

 

2. Rekisterin tietosisältö

  • Kilta-rekisteri: nimi, osoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, laskutiedot, luottamustoimet

  • Toiminta- ja vertaisryhmät: osallistujien kokonaismäärä, nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

  • Liikuntaryhmät: osallistujien kokonaismäärä, nimi, puhelinnumero

  • Vesiliikunta: osallistujien kokonaismäärä, nimi

  • Vuosikokousten osallistujalista: nimi ja jäsenlaji

  • Tuetut matkat: nimi

  • Joulujuhla: nimi, apuväline, ruokarajoitteet

  • Kesäkodin toiminta: rantakortti: nimi ja kortin ostopäivä. Mökkivuokrasopimus: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutustiedot, mökin numero

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen itse antamat vapaaehtoiset tiedot

 

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme luovuta tietoja markkinointiin tai muille ulkopuolisille.

 

    5. Tietojen luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

    Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

     

    6. Rekisterin suojauksen periaatteet

    Rekisteriin tallennettavat tiedot vaativat henkilön suostumuksen tietojen

    tallentamiseen. Yhdistyksen jäsenyys oikeuttaa nimi- ja kotipaikkatietojen

    tallentamisen.

     

    Lisäksi rekisteröity antaa 25.5.2018 alkaen kutakin tiettyä tarkoitusta

    varten erillisen suostumuksensa tietojen tallentamiseen joko sähköisellä tai

    paperisella lomakkeella. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat oikeutettuja

    asianmukaisesti käsittelemään vain käyttöoikeuden saaneet, jäsenyhdistyksen

    tietosuojavastaava tai tietosuoja-asioista vastaava/t.

     

    Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kunnes rekisteröity itse pyytää

    poistamaan häntä koskevat jäsentiedot rekisteristä tai jäsenyyden katsotaan muuten

    päättyneen, ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan

    syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään.

     

    7. Rekisteritietojen säilytys

    Paperisten jäsenhakemusten ja suostumusten tiedot siirretään Kilta-jäsenrekisteriin.

    Tallennuksen jälkeen papereita säilytetään, kuten henkilökohtaisia arkaluontoisia

    tietoja sisältävät dokumentit lain mukaan tulee säilyttää, jäsenyyden ajan.

     

    Kilta-jäsenjärjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuk-

    siin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeus päätetään henkilön

    siirtyessä pois tehtävästä. Kilta-käyttäjäoikeudet jäsenyhdistyksille myöntää ja niitä

    valvoo Invalidiliitto.

     

    Kaikki yhdistyksemme toiminnassa kerätyt tiedot säilytetään ja poistetaan

    tietosuojalain edellyttämällä tavalla.

     

    8. Rekisteröidyn informointi

    Tietosuojaseloste on saatavilla:

    - Hyvinkään Invalidit ry:n kotisivuilla

    - Pyydettäessä tietosuojasta vastaavalta henkilöltä postitettuna tai sähköpostitse.

     

      9. Tarkastuoikeus

      Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi

      esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oman

      jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä,

      sähköpostitse tai henkilökohtaisesti käymällä tai toimittamalla kirjallinen rekisteri-

      tietojen tarkastuspyyntö oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys

      tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta

      viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen

      todistus.

       

      Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi viedä asian tietosuojavaltuutetun

      käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun epäämistodistuksen.

      Tietosuojavaltuutetun käsittely on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään

      tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

       

      10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

      Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen,

      tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai

      täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta

      pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen

      rekisteritietojen korjaamisvaatimus.

       

      Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa

      tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen,

      tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä.

      Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää

      rekisterinpitäjä.

       

      11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

      Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta tietoja suoramarkkinointia,

      markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilöartikkelia ja sukututkimusta varten.